Albert Dang-Vu, fondateur de Crowdbase

Une citation souvent répétée en anglais veut que le courriel soit le lieu où la connaissance va mourir. Les réseaux sociaux pour entreprises soutiennent tous qu'ils résolvent ce problème, en s'assurant que l'information partagée demeure accessible à tous.

L'entrepreneur de Québec, Albert Dang-Vu, a d'ailleurs fondé Crowdbase en 2011 afin de remplir cette fonction avant toute autre : «Crowdbase a été bâtie pour favoriser le partage et le transfert de connaissances à long terme. Lorsqu'il y a un départ à la retraite, par exemple, la transition serait beaucoup plus aisée si toute l'information liée à la tâche était accessible en ligne, organisée et consultable.»

Des limites trop basses

La durée de vie d'une information dans une boîte de réception est d'autant plus courte que de nombreuses entreprises imposent à leurs employés des limites de stockage draconiennes. Ces limites, qui peuvent être aussi basses que 150 Mo, contraignent les employés à supprimer des courriels régulièrement : «Ces limites sont une relique du passé, car le temps perdu par un travailleur à nettoyer sa boîte coûte plus cher que le coût du stockage, qui diminue constamment», souligne Ed Brill, directeur de produit responsable de la messagerie et de la collaboration chez IBM. Selon lui, une limite de stockage raisonnable devrait atteindre 25 Go.

Au-delà de l'enjeu du stockage, l'utilisation du courriel pour distribuer de l'information est en soit problématique : «Le courriel comme on l'utilise aujourd'hui est un outil brisé, parce que, parmi tous ceux qu'on reçoit, on ne sait pas lesquels contiennent de l'information qui pourrait nous être utile», soutient Albert Dang-Vu.

L'utilisation d'un réseau social assure aussi qu'une plus grande quantité d'informations, stratégiques ou non, soit accessible. «Aujourd'hui, toutes les communications de l'entreprise peuvent être retrouvées sur Yammer, rapporte Stéphane Becker, président de Method In The Madness, une jeune boîte de jeu vidéo établie en France. L'information circule et les équipes ne travaillent plus en silo.»