Aucune entreprise n'échappe aux risques associés aux médias sociaux. Corollaire : toutes devraient s'y préparer.
Qu'une entreprise soit ou non présente sur les médias sociaux, ses employés y ont souvent leur propre vitrine. Les entreprises inscrites en Bourse et celles du domaine financier sont doublement concernées, puisqu'elles doivent respecter les différentes réglementations sur les valeurs mobilières. Pas étonnant qu'elles aient été parmi les premières à adopter une politique d'utilisation des médias sociaux.
Le Fonds de solidarité FTQ a adopté, en décembre dernier, une politique qui tient dans un document d'une dizaine de pages. «Nous commencions à être présents sur les médias sociaux et nous avons décidé d'adopter une politique, de manière à développer les bons réflexes dès le début», explique Mario Tremblay, vice-président aux affaires publiques et corporatives du Fonds.
Le Fonds de solidarité FTQ ne s'est pas contenté de distribuer sa politique. Il a également imposé à tous ses employés trois séances de formation couvrant différents aspects de celle-ci.
Ladite politique du Fonds permet aux employés de parler de leur employeur sur les médias sociaux, mais en respectant certaines contraintes. Entre autres, ils doivent préciser qu'ils sont des employés du Fonds et qu'ils ne parlent pas en son nom, à moins qu'ils en aient le mandat.
Le Mouvement Desjardins a établi un cadre similaire au début de l'année dernière. «Comme c'est dans notre ADN de communiquer, en publiant un aide-mémoire, nous voulions seulement rappeler aux employés que les mêmes règles s'appliquaient aux médias sociaux qu'aux autres sphères de la vie publique», explique André Forgues, directeur principal, nouveaux médias et publications, au Mouvement Desjardins.
Les médias sociaux n'échappent pas aux lois
Les employés de Valeurs mobilières Desjardins ont vu leur code d'éthique subir des modifications pour tenir compte de la réalité des médias sociaux. Les institutions financières prennent de telles précautions, puisqu'une bavure pourrait être repérée par l'Autorité des marchés financiers (AMF) : «Il y a une équipe qui a le mandat de scruter le Web, y compris les médias sociaux, pour vérifier que la loi est respectée», explique Sylvain Théberge, porte-parole de l'AMF.
Une intervention mal avisée sur les médias sociaux - comme la divulgation d'information privilégiée - pourrait contrevenir à la loi sur les valeurs mobilières, mais aucun cas de ce genre n'a encore été documenté au Québec : «Jusqu'à nouvel ordre, nous n'avons aucun dossier ouvert concernant de l'information diffusée sur les médias sociaux», déclare Sylvain Théberge.
Afin de se prémunir contre une telle infraction, les institutions doivent notamment veiller à ce que leurs employés ne fournissent pas d'information erronée sur les médias sociaux. Même les responsables des médias sociaux, qui prennent la peine de faire valider leur réponse par le responsable des relations aux investisseurs, doivent rester vigilants : «Nous essayons de répondre au plus grand nombre de questions possible, mais sur Twitter, par exemple, on ne peut pas prendre de raccourci si une réponse sur un produit financier dépasse les 140 caractères», illustre Mario Tremblay, du Fonds de solidarité FTQ.
Les dispositions réglementaires n'empêchent pas les dirigeants d'entreprises à capital ouvert de s'exprimer sur les médias sociaux ni de parler à la presse. «Qu'un dirigeant fasse la promotion de ses produits, peu importe le canal emprunté, c'est naturel et ça fait même partie de son rôle», reconnaît le porte-parole de l'AMF.
Aux États-Unis, on a documenté plusieurs cas d'infraction sur les médias sociaux en vertu des lois sur les valeurs mobilières. En 2010, le pdg de WebMediaBrands, Alan Meckler, a reçu un avertissement de la Securities and Exchange Commission (SEC) pour avoir publié de l'information sensible sur son compte Twitter.
Au-delà de l'aspect réglementaire, l'utilisation inappropriée des médias sociaux peut causer des désastres de relation publique et des litiges, entre autres choses. La simple adoption de balises sur l'utilisation des médias sociaux auprès des employés permet toutefois d'éviter ces écueils.
76 %
Pourcentage d'entreprises québécoises n'ayant pas adopté de politique d'utilisation des médias sociaux, selon un sondage mené auprès des membres de l'Ordre des conseillers en ressources humaines agréés.
julien.brault@tc.tc
