Les adjointes administratives sont devenues les «cogestionnaires» de leurs patrons. La plupart du temps, elles n'ont pas qu'un patron, mais deux ou trois. Et le nombre de tâches qu'on leur demande d'accomplir s'est multiplié depuis le mouvement de réorganisation entamé dans les années 1990 au sein des entreprises.
Selon Louis Fortin, président d'Actualisation, une société de formation et de conseils en ressources humaines, celles qui sont devenues les «bras droits» de leurs patrons doivent maintenant avoir des compétences élargies en gestion des ressources humaines, en aspects juridiques, en comptabilité, en rédaction et en gestion documentaire.
À l'occasion d'une conférence organisée par le Groupe Les Affaires, tenue à Montréal le 24 avril, M. Fortin a également décrit les trois compétences à acquérir dans le futur : une connaissance approfondie de la bureautique menant à l'optimisation des tâches, des compétences linguistiques, car les langues parlées par les fournisseurs ou les clients se diversifient, et des connaissances interculturelles, qui vont permettre d'éviter les faux pas en éthique d'affaires.
Selon lui, le plus grand défi pour les adjointes administratives aux prises avec la multiplication des tâches est que ces dernières sont souvent contradictoires. «On demande à l'adjointe de produire, mais aussi d'être présente et à l'écoute des imprévus. On lui demande de conceptualiser, mais en même temps, on la plonge constamment dans l'action. Elle doit être ordonnée, maintenir des systèmes en place, mais on peut aussi lui demander de rompre un système qui ne fonctionne pas.»
Chaque employeur a des besoins différents, en fonction de la personnalité du patron et du genre d'entreprise. Comme cette directrice au sein d'une grande banque, qui préfère taire son nom : «Je ne veux pas d'une adjointe soumise qui va prendre mes rendez-vous chez le dentiste ou m'apporter mon café. Ce que je cherche, c'est un bras droit qui va savoir prioriser, prendre des initiatives, et qui aura un jugement sûr.» En ce moment, elle a du mal à en recruter une adjointe qui sache parler et écrire correctement dans les deux langues officielles.
Selon M. Fortin, c'est à l'étape de l'embauche qu'une adjointe administrative peut savoir à quoi s'attendre et vérifier si ses aptitudes correspondent aux compétences exigées. «L'adjointe administrative doit savoir dans quelles compétences elle excelle et vérifier, lors de son entrevue d'embauche, si ce sont celles-là qui seront privilégiées par ses patrons», dit-il, en recommandant des tests psychométriques pour cela.
Si elle est déjà en poste et que ses compétences ne correspondent pas étroitement à celles qui sont exigées, elle peut alors suivre des formations pour combler l'écart et réduire les tensions... ou se trouver un autre emploi !
Lors de la conférence, Louis Fortin a fait savoir que le taux de roulement était assez élevé dans ce métier. Il a indiqué que le nombre de postes d'adjointes administratives a baissé depuis les années 1990, mais que les départs à la retraite et le taux de roulement rendaient les perspectives d'emplois «très acceptables».
