Ça fait 20 ans que votre obligé couvre la techno avec un angle «outil de travail», et ça fait 20 ans que les fabricants de périphériques en tout genre font miroiter le rêve d’un bureau sans papier.
D’un gadget à l’autre, on finit par ne plus y croire. Mais voilà qu’en l’espace de quelques semaines, nous avons mis à l’essai deux nouveautés qui raniment la flamme d’un environnement de travail possiblement plus écolo, et peut-être même plus économique. En tout cas, la promesse d’être un peu plus organisé, elle, ne devrait pas être si difficile à être remplie.
Epson EcoTank ET-2750
Une imprimante dans un bureau sans papier? Oui, avec toute l’ironique que ça peut sous-entendre, en 2018 (et ça ne changera pas en 2019), on ne peut pas se passer d’une imprimante. Pourquoi? Parce que si vous avez numérisé vos opérations et que vous procédez à l’envoi de matériel à vos fournisseurs, vos clients ou même à vos télétravailleurs, il vous faudra imprimer ce bon vieux bon de livraison dont personne, chez UPS, FedEx ni Purolator, ne semble prêt de se défaire.
Allez-y. Ouvrez un compte sur le site web de l'un ou l’autre de ces services de livraison, puis essayez de convaincre leurs livreurs des vertus d’un feuillet de livraison rédigé à la main… Les deux dernières fois qu’on a fait le coup, on a eu droit à un chapelet de bêtises. Un livreur n’en avait pas à nous fournir, et l’autre a dû retourner à son camion les chercher.
Bref, dans un monde où les échanges en ligne sont monnaie courante, et où tout se transige de façon numérique, ça prend quand même une imprimante.
Il y a une dizaine d’années, Xerox a commercialisé sa première imprimante à encre solide, éliminant du coup les contenants en plastique de l’équation. Cette année, c’est Epson qui reprend l’idée, mais à sa façon : son imprimante EcoTank ET-2750 troque les cartouches d’encre pour des réservoirs intégrés qu’on remplit moins souvent. Epson promet un plein aux deux ans, si vous n’abusez pas du Control-P.
On a des doutes, mais après quelques semaines d’essai, on n’a pas atteint 10% des réserves. Cela dit, on n’a pas hâte d’y être, puisqu’il faudra de toute façon se procurer des recharges qui sont vendues sous formes… de petites bouteilles en plastique.
C’est dommage, car éliminer totalement le plastique de l’équation aurait fait de la gamme EcoTank des imprimantes fort recommandables sur tous les fronts : l’impression est rapide, la compatibilité est complète (même à partir d’un mobile) et avec son numériseur à plat, la polyvalence est au rendez-vous.
Au moins, cette façon de faire le plein coûte moins cher que les cartouches certifiées des fabricants rivaux… Tant que le bureau sans papier (et sans plastique) reste un fantasme utopique, on veut bien opter pour de nouvelles façons d’imprimer les rares documents dont une copie physique est toujours incontournable…
Fujitsu ScanSnap iX1500
Le terme «numériseur» ne rend pas justice au ScanSnap. La plus récente version de cet appareil fait littéralement le pont entre le bureau du passé et du futur en numérisant à vitesse grand V, puis en transférant les données à un Mac ou un PC via WiFi. On peut même transférer le tout directement à son mobile, ou plus simplement, à une application multi plateforme comme Evernote.
L’appareil fonctionne simplement, mais ça ne signifie pas que sa tâche est si simple : on dépose une pile de documents à numériser dans le bac supérieur, et le tout est digéré par le numériseur sans ronchonner. Des versions précédentes de cet appareil (et des produits rivaux d’autres marques) pouvaient provoquer un bourrage du papier qui devenait rapidement embêtant. Cette version est beaucoup plus fiable.
On peut évidemment lui ajouter un adaptateur pour numériser les cartes professionnelles (cartes d'affaires) ou tous ces reçus qu'on accumule au cours d'un mois, ce qui peut sembler banal, mais qui sauve des heures de recherche et de tri, pour quelqu’un qui doit constamment téléphoner à tout plein de gens pour effectuer son boulot (on parle par expérience), puis les rencontrer, puis déclarer les dépenses associées à tout ce boulot.
Au fil du temps, on a pu essayer des numériseurs prenant toutes sortes de formes, allant de la grosse baguette magique (et généralement maladroite) au numériseur à plat. Le ScanSnap n’est pas le plus portable (ni même joli) des appareils de ce genre, mais c’est probablement le plus fiable.
C’est aussi un appareil à partager entre collègues du même bureau, car à 590$, le prix auquel il est vendu en ligne, ce numériseur exige d’avoir une sacrée pile de vieux dossiers qui demandent d’être convertis au format numérique pour en justifier le prix.
Rocketbook Everlast
La start-up Rocketbook est née d’une campagne de financement en ligne qui lui a permis de mettre en marché un premier calepin de notes dont le nombre de pages est pour ainsi dire infini… il suffit de prendre en photos les pages noircies de ses notes pour qu’elles soient automatiquement archivées sur son mobile ou sur un service en nuage, ou pour se les transférer par courriel, pourquoi pas.
Le calepin essayé au bureau est composé de 36 pages blanches finement quadrillées, au bas desquelles se trouvent un code QR et sept icônes. Ces dernières permettent de trier chaque page par thème, groupe ou destination après numérisation. Le code QR permet à l’appli mobile de savoir de quelle page il s’agit, pour l’ajouter à la suite des autres dans ses archives.
Une fois le calepin rempli, on sort une lingette légèrement humectée et on efface son contenu. Pour que ça marche, il faut évidemment utiliser des stylos effaçables, chose clairement indiquée quand on achète un carnet Everlast. Les stylos FriXion de la marque Pilot sont ceux recommandés par Evernote.
Après avoir utilisé le même calepin quatre fois, on voit un peu l’ombre de bouts de notes plus anciennes ici et là, mais on ne reviendrait pas en arrière : on a même le goût d’aller chercher l’édition Everlast Mini, plus compacte, qui tient dans la poche d’un veston.
S’il existait une formule similaire pour les bons de livraison et les cartes professionnelles, on pourrait vraiment commencer à parler d’un bureau sans papier…
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