Il ne suffit pas de prendre une heure pour faire visiter l'entreprise au nouveau venu. L'entreprise doit aussi soigner sa communication et préparer les équipes en place pour lui donner les moyens de remplir sa mission avec succès.
À lire aussi:
Apprentis Jedi recherchés chez Coveo
De vrais mandats chez Desjardins Groupe assurances générales
Brandstorm, le défi mondial de L'Oréal attire des centaines de stagiaires
Dénicher les meilleurs talents... avant ses concurrents
Des pépinières pour trouver la perle rare
Au Groupe TD, les gestionnaires ont accès à une liste d'accueil recensant les 15 étapes à suivre lors de la première journée au travail d'une nouvelle recrue. « Cela va de la commande des cartes d'affaires, à la discussion sur les horaires de travail, en passant par l'ouverture des locaux après les heures de bureau ou encore l'accès à l'intranet », indique Johanne Raymond, vice-présidente associée aux ressources humaines du Groupe Banque TD.
À l'Industrielle Alliance, les stagiaires sont jumelés à un employé du même secteur, mais qui n'est pas forcément leur superviseur de stage. « C'est quelqu'un qui maîtrise son métier et qui sera dans un rôle d'écoute, afin d'accompagner le stagiaire dans ses premiers dîners à la cafétéria. Le superviseur sera quant à lui davantage concentré sur l'évaluation et l'analyse des points d'amélioration », explique Martine Roy, au service de gestion des stages des services informatiques.
Le gestionnaire, la personne clé
Le service RH a une fonction importante à jouer, mais il ne doit pas prendre la place du gestionnaire. « La personne la plus importante dans la vie d'un employé est le gestionnaire, car c'est lui qui fera qu'il aimera ou non travailler dans l'entreprise. Notre rôle est donc de nous assurer que le gestionnaire dispose des bons outils et qu'il soit formé pour effectuer un suivi », résume Johanne Raymond.
Le superviseur doit commencer par accorder du temps au jeune : « On conseille de consacrer de 5 à 10 heures par semaine à l'accompagnement du stagiaire. Cela peut varier entre le début et la fin du stage », souligne André Raymond directeur adjoint des services professionnels du service de placement de l'Université Laval.
Un stage, à la différence d'un emploi d'été, requiert du temps pour communiquer les attentes, faire le suivi du travail effectué et s'assurer du transfert de connaissances. « Ce n'est pas du travail au rabais, mais un échange où l'on donne pour recevoir », rappelle Allan Doyle, directeur du service des stages et du placement de Polytechnique.
À lire aussi:
Apprentis Jedi recherchés chez Coveo
De vrais mandats chez Desjardins Groupe assurances générales
Brandstorm, le défi mondial de L'Oréal attire des centaines de stagiaires
Dénicher les meilleurs talents... avant ses concurrents
Des pépinières pour trouver la perle rare
L'intégration, fer de lance
En plus de prévoir une rencontre dès l'arrivée du jeune pour clarifier les attentes et les étapes du stage, le gestionnaire doit lui faire visiter les locaux et lui présenter les équipes en place afin de faciliter son intégration.
« Il est important de prévoir une structure d'accueil et de s'assurer que le stagiaire a un bureau et un ordinateur avec des accès fonctionnels », souligne Marc-Antonin Hennebert, professeur agrégé au Département de gestion des ressources humaines à HEC Montréal.
Les équipes en place doivent également être mises dans le coup : « Certains salariés peuvent se sentir menacés par l'arrivée d'un stagiaire. Il est important de les rassurer et de leur expliquer ce qu'on attend de lui et quelles seront ses missions », rappelle André Raymond.
Des missions qui évoluent
Le stage est aussi l'occasion pour le jeune d'ouvrir ses horizons, en découvrant de nouveaux services ou en travaillant à des projets connexes.
Creaform - qui accueille chaque année une dizaine de stagiaires - essaie ainsi de proposer des stages touchant à plusieurs services. « L'une de nos stagiaires est entrée au service de l'ingénierie et a poursuivi au service R-D », cite Marie Pier Villeneuve, conseillère en ressources humaines de l'entreprise.
L'Industrielle Alliance, pour sa part, offre aux étudiants qu'elle souhaite garder un travail à temps partiel jusqu'à la fin de leurs études et les accueille durant leur dernier stage. « Ainsi, lorsque ces étudiants seront embauchés, ils auront déjà fait des rotations qui leur auront permis d'explorer différents services et connaîtront bien le système et les équipes », signale Martine Roy, du service de gestion des stages des services informatiques de l'Industrielle Alliance.
Certains stagiaires sont invités à présenter leurs résultats de fin de stage devant les membres du comité exécutif. « C'est une expérience très stimulante, qui aura tendance à responsabiliser les jeunes face à leur mandat en présentant un véritable défi. Ceux qui le font en ressortent avec une expérience complètement différente et, en fin de compte, un sentiment de réalisation plus fort », estime Marc-Antonin Henneber.
À lire aussi:
Apprentis Jedi recherchés chez Coveo
De vrais mandats chez Desjardins Groupe assurances générales
Brandstorm, le défi mondial de L'Oréal attire des centaines de stagiaires
Dénicher les meilleurs talents... avant ses concurrents
Des pépinières pour trouver la perle rare