Série 2 de 5 - La gouvernance a été sous les feux des projecteurs au cours des derniers mois, notamment avec la commission Charbonneau. Découvrez des conseils de meilleures pratiques dans le domaine.
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Être membre d'un conseil d'administration, c'est du sérieux. Tellement, en fait, que les administrateurs peuvent être personnellement poursuivis pour toutes sortes de raisons, allant des dommages à l'environnement aux dommages à des tiers, en passant par les salaires impayés et l'omission de remettre au fisc les déductions à la source et les taxes perçues.
Que faire pour se protéger ? Une précaution élémentaire consiste à vérifier si l'organisation détient une assurance responsabilité pour administrateurs et à lui demander d'en souscrire une, le cas échéant.
André Laurin, associé chez Lavery, recommande également d'exiger un contrat en vertu duquel l'entreprise s'engage à assumer la défense de ses administrateurs en cas de poursuite et à leur rembourser les sommes qu'ils pourraient être appelés à payer. «Certaines entreprises adoptent un règlement de régie interne à cet effet, mais ça ne suffit pas, car elles peuvent le modifier ou l'annuler unilatéralement, dit-il. Un contrat, lui, ne peut être modifié sans le consentement de toutes les parties.»
Bien faire ses devoirs
Mais le meilleur moyen d'éviter les poursuites ou de se défendre, c'est de bien faire ses devoirs ! Les administrateurs sont soumis à deux devoirs généraux : celui de diligence et celui de loyauté. Le premier signifie qu'il faut assister aux réunions du conseil et s'y préparer, bien s'informer sur l'entreprise et son marché, et en surveiller la gestion adéquatement. Le devoir de loyauté, quant à lui, implique d'agir de bonne foi, avec intégrité et au mieux des intérêts de l'organisation.
En cas de problème, les administrateurs qui accomplissent bien ces deux devoirs peuvent prouver plus aisément qu'ils n'ont pas commis de faute. Ainsi, une des responsabilités du conseil est de s'assurer que l'entreprise respecte les lois, les règlements et les normes qui la concernent. En matière d'environnement par exemple, le conseil peut exiger l'adoption d'une politique environnementale, la mise en place d'un système de surveillance et de gestion des risques, d'un plan de formation, etc.
Il doit également exercer un suivi en demandant à la direction des rapports réguliers. Si un déversement de produits chimiques survenait, les administrateurs pourraient invoquer une défense de diligence raisonnable, puisqu'ils ont veillé à ce que les précautions soient prises pour le prévenir.
«Les administrateurs doivent aussi éviter de fermer les yeux s'ils apprennent ou suspectent des pratiques contraires à la loi, ajoute M. Laurin. Sinon, ils pourraient être tenus responsables d'avoir failli à leur devoir de diligence.»
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Rôle de conseiller
Au-delà de la surveillance, les administrateurs jouent aussi un rôle de conseiller. Ils aident l'entreprise à développer sa stratégie d'affaires et à atteindre ses objectifs de rendement. «Avant d'accepter de faire partie d'un conseil, il faut se demander quelle contribution on peut apporter à l'organisation», souligne Michel Rouleau, un administrateur de sociétés certifié (ASC), membre des conseils du Groupe Filgo et de Congébec. Nos forces et notre expérience peuvent-elles lui être utiles compte tenu de ses enjeux ? Sinon, il vaut mieux passer notre tour.
Par ailleurs, la reconnaissance des risques, qui relève aussi du conseil, est liée à la responsabilité de celui-ci envers la stratégie. L'entreprise gère-t-elle bien les risques liés à l'environnement, à sa réputation, à l'acceptabilité sociale, à la pénurie de main-d'oeuvre, à la protection des données ? A-t-elle un plan de continuité en cas de catastrophe ? «Les administrateurs doivent garder l'oeil ouvert et faire un suivi des risques associés aux changements, que ce soit une acquisition, le lancement ou l'abandon d'un produit, ou l'arrivée d'un concurrent», indique Michel Rouleau.
Sans compter que chaque décision ou presque comporte des risques. Michel Verreault, ASC et comptable professionnel agréé (CPA), peut en témoigner, lui qui était aux premières loges quand le CEFRIO, dont il préside le conseil, a perdu d'un coup le quart de ses subventions l'an dernier. «Avec la direction, d'autres membres du conseil et moi avons participé à la réflexion sur la stratégie à adopter et analysé différents scénarios de contingence. Nous avons soupesé les risques de chaque choix possible. Quelle est la valeur ajoutée de tel ou tel service ? Si on y met fin, quel sera l'impact sur les ressources humaines, la mission de l'organisation, son expertise ?»
À l'issue de sa réflexion, l'organisme spécialisé dans la recherche sur l'utilisation du numérique a entre autres cessé certaines activités de veille stratégique qui lui conféraient moins de valeur, comme celle concernant le portefeuille électronique, car plusieurs entreprises s'en occupent elles-mêmes. «Désormais, nous nous concentrons là où nous nous démarquons, la vigie sur l'usage du numérique par exemple», indique Michel Verreault, qui fait aussi partie du conseil de la Fondation de l'Ordre des CPA du Québec.
Il reste que la gestion des risques n'est pas chose facile. À preuve : l'affaire SNC-Lavalin. Son conseil aurait-il pu prévenir les fraudes de certains des hauts dirigeants ? Difficile à dire. Mais les conseils en tireront sans doute des leçons. Ils devront être encore plus vigilants et chercher davantage à valider les informations transmises par la direction. «Le travail des conseils doit de plus en plus se faire en amont, et cela, dans toute la chaîne de valeurs de l'entreprise», estime Michel Verreault.
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