Des discours qui s'éternisent, des présentations vidéo qui ne démarrent pas, un volume sonore qui malmène les tympans, une salle trop étroite qui nuit au service du repas et aux déplacements des convives entre les tables, une animation qui tombe à plat, le repas principal qui n'est toujours pas servi à 21 h 30... Comment se fait-il que de tels désagréments surviennent lors d'un gala qui se veut pourtant une soirée d'exception ? Comment se fait-il que des entreprises et des organisations en oublient à ce point que le bien-être de leurs convives est tributaire de la vente de billets l'année suivante ? Les réponses d'experts du domaine.
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1. Faites affaire avec des professionnels
Plusieurs organisations confient la planification de leur gala à un de leurs employés afin d'économiser. «Dans les faits, cette façon de procéder coûte souvent plus cher aux entreprises que d'avoir recours à des services professionnels», affirme Arlaine Cossette, directrice des opérations à La Firme événements et personnel, de Québec. Elle organise une soixantaine de galas de toutes sortes par année.
Premièrement, le temps que l'employé consacre à l'organisation d'un gala réduit considérablement ses heures de productivité au sein de l'entreprise, dit-elle. En général, un gala nécessite six mois de préparation. «Et c'est lors des trois derniers mois que la logistique bat son plein, qu'il faut avoir réglé tous les derniers détails.»
Deuxièmement, l'employé ne dispose pas de l'expérience d'un planificateur qui fait ce travail à temps plein, ce qui augmente les risques de pépins logistiques. Les services d'agences spécialisées dans l'organisation de gala coûtent de 10 à 20 % de la facture totale de l'événement.
2. Faites les bons choix budgétaires
À moins d'organiser un gala de bienfaisance, pour lequel les commanditaires peuvent aider à diminuer les coûts par invité, un gala coûte au bas mot de 100 à 150 $ par convive. Il faut donc faire des choix en ce qui concerne le menu, le décor, l'animation et le type de récompenses offertes pour les galas concours, en fonction de l'auditoire.
Jason Turcotte, de Sens Concept, une entreprise montréalaise qui compte plus de 15 ans d'expérience dans l'organisation de galas, cite en exemple un client qui a fait preuve d'originalité et d'humour. «À défaut d'avoir le budget pour réaliser des plaques commémoratives pour ses employés de l'année, l'entreprise a remis des balais recouverts de peinture dorée. Ce clin d'oeil a fait rire les gens, et tous les employés ont gardé un bon souvenir de cette soirée reconnaissance», raconte M. Turcotte.
Sachant que la tendance est à l'expérience culinaire, mieux vaut accorder de l'importance à ce qu'il y aura dans l'assiette, suggère Nicolas Joël, directeur adjoint de la production au Palais des congrès de Montréal. «Peu de gens remarqueront le nombre de ponts de lumière au plafond ou le type d'écran utilisé. Mais tous auront noté qu'ont leur a servi du boeuf ou de la volaille», souligne M. Joël.
3. Misez sur la qualité avant la quantité
Bien manger ne veut pas dire multiplier les services aux tables. Plus il y a de services, plus la soirée risque de s'éterniser, rappelle Mme Cossette. La plupart du temps, surtout si le gala a lieu en semaine, tout le monde veut être parti avant 22 heures, ajoute-t-elle. Mieux vaut se limiter à trois ou quatre services et sélectionner deux très bons vins, un rouge et un blanc.
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4. Pensez aux détails
Le succès d'un gala réside dans le souci de chaque élément. Et ça commence dans le stationnement. «Vous aurez beau organiser l'événement le plus sensationnel, si vos convives doivent marcher plusieurs centaines de mètres avant d'accéder à l'accueil, et qu'en plus il pleut ce jour-là, la plupart se rappelleront avoir eu les cheveux mouillés et les pieds dans l'eau», souligne Jason Turcotte.
L'accueil, l'accès au vestiaire, la gestion des déplacements des convives sont des éléments tout aussi importants, ajoute Arlaine Cossette. «Par exemple, les organisateurs ne devraient jamais aménager le bar à l'entrée de la salle où se déroule le cocktail, afin d'éviter les embouteillages», mentionne-t-elle.
À propos de circulation, cette professionnelle du gala ne prend jamais de risques relativement à la capacité maximale d'une salle. «Malgré ce qu'affichent les locateurs de salles, je réduis d'au moins 50 à 100 personnes la capacité banquet indiquée. Une salle de 800 personnes conviendra par exemple à un groupe de 700 convives. De cette façon, le service aux tables sera plus fluide.»
L'idéal est de réserver sa salle de réception un an à l'avance pour bénéficier d'un meilleur choix. Difficile néanmoins de réserver longtemps à l'avance dans les hôtels où l'on exige la garantie d'un certain nombre de chambres.
5. Analysez l'option «fournisseurs maison»
Plusieurs établissements propices à la tenue de galas suggéreront une liste de fournisseurs, voire les imposeront. Un détail qui peut, à première vue, sembler contraignant. Mais qui permet de sauver du temps.
Parlez-en à Paryse St-Pierre, vice-présidente, marketing, du Réseau des Femmes d'affaires du Québec (RFAQ), qui organise depuis six ans le gala annuel du Réseau. «L'année dernière, nous avons sélectionné le fournisseur audiovisuel que nous a suggéré le Palais des congrès de Montréal. L'organisation du gala n'a jamais aussi bien fonctionné sur le plan technique. À tel point qu'on y retourne cette année», rapporte-t-elle.
6. Procédez à une répétition générale
À moins d'avoir une confiance absolue dans votre organisation et vos fournisseurs, vous avez tout avantage à privilégier une salle dans laquelle le montage du gala peut s'effectuer la veille de l'événement ou, à tout le moins, le plus tôt possible en matinée. «Cette arrivée hâtive permet de tester l'équipement, les présentations vidéo et surtout de procéder à une répétition générale», dit Arlaine Cossette. L'équipe du gala du RFAQ organise même un cocktail pré-gala afin que les finalistes et les partenaires de la soirée s'apprivoisent mutuellement.
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7. Limitez les discours
Pour remercier les partenaires de l'événement et surtout pour leur accorder de la visibilité, les organisateurs ont souvent tendance à les inviter à présenter un discours sur scène. Cette pratique a pour conséquence d'allonger la soirée... et d'ennuyer les convives. «À moins que vos partenaires n'aient une annonce spectaculaire à faire, remplacez les discours par des capsules vidéo, des présentations lors du cocktail ; faites preuve de créativité pour alléger l'aspect protocolaire de la soirée», suggère Nathalie Gélinas, qui est vice-présidente et productrice chez Idées au cube. Cette firme montréalaise organise une trentaine de galas par année.
Les experts en gala sont unanimes : chaque discours ne devrait jamais durer plus de cinq minutes, et la moitié s'il s'agit d'une allocution lors d'un gala cocktail. Les discours sont-ils inévitables ? Pour éviter les longueurs et les propos répétitifs, exigez d'avoir un droit de regard sur le contenu des allocutions, recommande Arlaine Cossette.
«Il faut rappeler à vos intervenants que ce n'est pas de leurs discours que les gens vont se souvenir, mais du déroulement de la soirée», insiste-t-elle. Plusieurs organisations, notamment celle du gala du RFAQ, utilisent un chronomètre visible pour que les gens sur scène ne dépassent pas la durée qui leur est allouée.
8. Sachez composer avec les politiciens
Ça paraît bien d'avoir la présence d'un premier ministre, d'un chef de parti, d'un ministre ou d'un député lors d'un gala. Mais attention, ces dignitaires augmentent le risque de perdre le contrôle de la soirée, avertissent plusieurs professionnels en organisation d'événements. Ces dignitaires veulent habituellement passer les premiers au programme de la soirée. En raison de leur agenda souvent chargé, ils peuvent arriver en retard et, du coup, occasionner des délais. Mieux vaut établir un plan B.
9. Favorisez le réseautage
Pour plusieurs convives, le réseautage est la principale raison de participer à un gala. «D'où l'intérêt pour les organisations de communiquer le plus rapidement possible le nom des gens qui seront présents, ainsi que le numéro de table où ils seront assis», soutient Nathalie Gélinas, d'Idées au cube. Lors du dernier gala Reconnaissance du Palais des congrès de Montréal, les 700 convives ont reçu cette liste le jour même de la soirée. Selon Mme Gélinas, il s'agit d'une bonne solution pour aider à stimuler les ventes de billets. L'entreprise CGI travaille actuellement à améliorer son application mobile destinée aux événements. D'ici peu, les organisateurs pourront bénéficier d'une fonction qui avertira instantanément les convives de l'arrivée de chaque participant.
10. Sélectionnez vos finalistes avec soin
Plus la qualité de vos finalistes sera relevée, plus les partenaires voudront s'associer à votre gala et meilleures seront les ventes de billets. C'est ce que constate l'équipe organisatrice du Gala du RFAQ. «En cinq ans, le nombre de convives est passé de 450 à près de 800», signale Paryse St-Pierre.
Au gala de clôture de l'Association québécoise des technologies, présenté à Tremblant chaque année en février, on a instauré depuis cinq ans un vote populaire au sein des convives pour désigner, au cours de la soirée, le pdg de l'année parmi les trois finalistes. «Le nombre de convives présents au gala a augmenté de 125 à 200, et plus personne ne quitte la salle avant la fin du repas», assure Nicole Martel, directrice générale de l'Association.
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