Trouver celui ou celle qui fera courir les foules à votre événement est tout un défi. Petit rappel des trucs du métier.
Qui dit congrès, colloques, forums dit aussi conférenciers, panélistes, animateurs : des invités appelés à faire " lever " l'événement. " Mais ils peuvent aussi bien le faire couler et en compromettre le succès pour les années à venir ", dit David Larose, président d'OriZon, une agence de production et de gestion de conférenciers et de formateurs.
Pour plusieurs raisons, le congrès n'a plus le statut d'incitatif ou de récompense qu'il a déjà eu, et le facteur réseautage suffit de moins en moins à le justifier, réseaux sociaux obligent. Les participants accordent maintenant beaucoup d'importance à l'apprentissage; il faut des événements qui forment, qui instruisent ou qui enrichissent sur le plan personnel. Cette quête d'informations et de conseils a entraîné une explosion du nombre de conférenciers au cours des années 2000.
L'athlète olympique, le motivateur, l'humoriste, le comédien, l'ex-politicien, l'aventurier, le scientifique, l'entrepreneur, tous sont bienvenus et font généralement salle comble... " Il n'y a pas une journée où on ne voit pas arriver un nouveau nom sur le marché ", constate M. Larose qui baigne dans cette industrie depuis 10 ans. Par conséquent, la " démocratisation " de ces acteurs devenus indispensables aux petits comme aux grands rassemblements n'est pas sans compliquer la tâche des planificateurs qui doivent dénicher le ou les présentateurs les plus hot du moment.
Comment choisir ?
Pour trouver LE bon invité, le bouche-à-oreille peut aider. Mais rappelez-vous que son succès devant l'auditoire du congrès des dentistes ne garantit pas le même résultat au congrès des comptables. Gardez en tête que le conférencier présentera ce qu'il veut bien montrer sur son DVD promotionnel. Il n'y a pas 36 solutions : il faut assister à une de ses conférences. C'est le meilleur moyen de se faire une idée.OriZon organise deux fois par année (en septembre et en février) une journée découverte pour permettre à ses clients de voir évoluer sur scène différents conférenciers de son écurie. Cela étant dit, pour viser dans le mille, les planificateurs ont avantage à faire leurs devoirs plusieurs mois à l'avance. Diane Arseneau, directrice des grandes conférences Les Affaires, une nouvelle division chez Transcontinental Médias, peut en témoigner. Elle organise plus d'une cinquantaine de conférences d'affaires par année à Montréal et en région. Des présentations allant d'un petit déjeuner aux conférences de deux jours.
Elle indique devoir régulièrement fouiller, s'informer, se documenter afin de connaître les réelles préoccupations de sa clientèle, les gens d'affaires. Ces recherches lui donnent de bons indices pour mieux cerner le type de message que les gens veulent entendre, " un message assez fort pour lequel ils se déplaceront ", précise Mme Arseneau.
Dans ce contexte particulier, ce ne sont pas les qualités d'orateur qui seront le principal critère d'embauche du conférencier, mais le contenu et son expérience sur le plan des affaires. " Nos auditoires sont friands des formules '' Si j'avais su '' ou encore '' Voici, mes meilleurs coups '', ce qui nous oblige à trouver des candidats qui ont du vécu et à les convaincre de venir s'exprimer en public ", rapporte Mme Arseneau, qui se dit consciente que l'exercice exige beaucoup d'humilité de la part de ces intervenants.
Le planificateur d'événements ne doit jamais oublier que la formule conférence est une façon différente de présenter de l'information ou du contenu que les participants pourraient, à la rigueur, lire dans un bouquin ou à l'écran. C'est ce qui explique la popularité grandissante des webinaires, un mot issu de la contraction de Web et de séminaire, parce qu'ils ne nécessitent aucun déplacement; il suffit de s'inscrire pour y accéder en ligne. D'où l'obligation de recruter des conférenciers incontournables, qui piquent la curiosité des participants et créent un happening. qu'il ne faut absolument pas rater.Les organisateurs de collectes de fonds n'hésitent pas à s'associer aux personnalités de l'heure pour stimuler la vente de billets. " Les ventes grimpent en flèche si le présentateur-vedette apprend vite à adapter le contenu de sa présentation au vécu et à la réalité des participants dans la salle ", souligne le président d'OriZon. Il précise qu'un témoignage inspirant livré par une personnalité en vue constitue un élément accrocheur pour la plupart des grands rassemblements.
Quand le patron prend le micro
L'essor des conférences portant sur des thématiques liées au milieu de travail amène de plus en plus de dirigeants d'entreprises à occuper le rôle d'orateur. " Malheureusement, tous ces conférenciers d'un jour ne saisissent pas toujours l'impact de leur présentation ", poursuit M. Larose.
Ce type d'intervention est généralement réservé à des rencontres de dirigeants. Une occasion en or, pour ces conférenciers en herbe, de faire rayonner leur entreprise. À moins d'être déjà de bons communicateurs, plusieurs d'entre eux auraient avantage à consulter un expert en la matière avant de prendre le micro, soutient-il.
Patrick Leroux, formateur de conférenciers à ses heures, partage cet avis. " L'expertise d'un professionnel permet aux dirigeants de bien structurer leur présentation ", ajoute-t-il. À ce propos, un orateur devrait consacrer à sa préparation au minimum sept fois plus de temps que la durée de la présentation. M. Leroux insiste aussi sur le respect du temps de parole alloué. Rien n'agace davantage les participants assis dans la salle, horaire en main, que de voir l'allocution se prolonger. Voilà un conseil au conférencier qui ne veut pas perdre l'attention de son auditoire.
Le meilleur conférencier que j'aie entendu
Brigitte Marchand, directrice générale du Parc national du Mont-Orford
" Je ne suis pas prête d'oublier la conférence " Moi incorporé " de Sylvain Boudreau, présentée à l'occasion du congrès de l'Association des stations de ski, en 2006. Même si je baignais dans le service à la clientèle depuis plus de 20 ans, il m'a fait prendre conscience que nous sommes, chacun, notre propre entreprise. L'énergie que nous dégageons est garante de la bonne humeur de notre entourage. Le message de ce conférencier m'a permis de mettre des mots sur ce que je ressentais. Je voulais tellement que mes employés de l'époque puissent, eux aussi, entendre ce message qu'à défaut d'avoir les moyens d'embaucher ce conférencier, j'ai acheté son DVD. "
Stéphane Pipon, directeur, développement des affaires du Groupe conseil OSI
" Je participe chaque année à l'organisation d'une soirée-bénéfice pour amasser des fonds au profit du Fonds d'investissement et de développement athlétique, une fondation venant en aide aux étudiants-athlètes. Cette année, nous avons fait appel au triathlète Pierre Lavoie, fervent défenseur du virage santé. Cet homme, dont les deux enfants sont décédés d'acidose lactique, transmet avec passion un discours de persévérance, de respect et de discipline que l'on peut aisément transposer dans notre quotidien. Un message poignant qui rappelle que notre attitude prime sur nos aptitudes. J'ai été très touché par les épreuves que ce père de famille a vécues. Plusieurs personnes dans la salle avaient les larmes aux yeux. "