Avez-vous la même impression que moi, de passer mes journées à éteindre des feux, ici et là, au travail? Et surtout, d'en voir naître toujours plus que je ne parviens à en éteindre? J'imagine que oui.
À cela s'ajoute le sentiment que j'ai de ne pas pouvoir mener deux tâches de front. Je l'avoue bien humblement, il m'est carrément impossible d'avoir une discussion téléphonique et d'envoyer des tweets en même temps, ou même de prendre un appel alors que je suis plongé dans un dossier qui nécessite toute mon attention. Il paraît que c'est parce que je suis un gars, et que les filles y parviennent, elles, avec brio (même si je me permets d'en douter un peu)...
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Plus sérieusement, n'y aurait-il pas moyen de remédier, un tant soit peu, à ce sempiternel problème? Eh bien, j'ai une bonne - une excellente - nouvelle à partager avec vous. C'est que je suis tombé la semaine dernière sur un vieux numéro du magazine Le Monde de l'intelligence, dans lequel il était question de l'organisation du travail. Et j'y ai déniché un passage d'article passionnant, intitulé En finir avec le mythe du multitâche. Voici de quoi il s'agit...
En page 2: pour en finir avec le mythe du multi-tâche
En page 3: Les 10 commandements
«Lundi matin, au bureau, des sollicitations affluent de toutes parts : répondre aux courriels, boucler un dossier, planifier un déplacement, répondre au cellulaire, organiser une réunion pour la semaine prochaine... Il est quelques fois difficile de mener de front plusieurs impératifs. Sommes-nous "programmés", ou du moins capables, de réaliser une multitude de tâches en parallèle?
«Dès lors qu'une personne se fixe deux objectifs simultanément, chacun d'eux est analysé et pris en charge par une hémisphère du cerveau. Le hic? Nous n'avons que deux hémisphères. Si bien qu'au-delà de deux tâches, le cerveau humain sature et ne gère convenablement les informations reçues. En utilisant l'IRMf (imagerie par résonance magnétique fonctionnelle), Étienne Koechlin et son collègue Sylvain Charron, de l'École Normale Supérieure, l'ont mis en évidence : lorsque les participants à leur expérience poursuivaient non pas deux, mais trois buts à la fois, leurs deux lobes frontaux ne parvenaient plus à bien se répartir le travail. On assistait dès lors à des temps de réaction plus longs et à l'apparition de nombreuses erreurs, ce qui mettait en évidence la difficulté - voire l'impossibilité - de bien faire plus de deux choses à la fois.
«Le cerveau a beau être une machine très efficace, il présente donc des limites. «La nature duale de la fonction frontale peut expliquer de nombreuses limitations de nos capacités de raisonnement, de décision et d'adaptation», souligne d'ailleurs M. Koechlin.
Entrons un peu plus dans le détail du fonctionnement de notre cerveau, à partir du moment où on lui en demande un peu trop...
«L'imprévu qui survient au travail - comme la sonnerie de son cellulaire - correspond au grain de sable qui met à mal la belle mécanique. Aussitôt, le cortex front-polaire entre en jeu, histoire d'éviter que ce soit d'un seul coup la panique mentale. «Il agit comme une béquille utile dans ce genre de situations. Pour nous éviter de perdre le fil, il met en attente ce qu'on était en train de faire pour répondre aux sollicitations externes et revenir ensuite à la tâche en question», explique M. Koechlin.
«Cette capacité, aussi utile soit-elle, reste limitée, car le cortex fronto-polaire ne peut mettre qu'une seule chose ainsi en attente. Pas plus. Ce qui fait que nous ne sommes vraiment pas doués pour le multitâches.
«Cela étant, il convient de noter un point important, pour ne pas dire fondamental. Cette limitation concerne essentiellement les sollicitations externes. Et pas franchement celles qui sont internes. Explication.
En page 3: Les 10 commandements
«Il nous arrive d'entreprendre une tâche et de réaliser que la sous-tâche amorcée n'est pas celle que nous aurions dû amorcer, mais une autre. Du coup, nous passons de l'une à l'autre. Et il se trouve que la sous-tâche ainsi mis en attente n'entame pas vraiment nos capacités cognitives puisque notre cerveau que ce n'est qu'une question d'instants avant qu'on s'y remette.
«À la maison, lorsqu'on prépare un repas par exemple, on peut surveiller la cuisson du rôti (première tâche), en s'interrompant pour préparer la sauce de la salade (seconde tâche). dans ce cas, le cortex fronto-polaire ne les considère pas comme deux tâches distinctes, mais comme une séquence d'actions dans une même activité - la préparation du repas. C'est une région de l'hémisphère frontal gauche, précisément l'aire de Broca, qui va permettre de gérer les différentes tâches. Et le tour est joué, sans même y prêter garde!»
Qu'est-ce que tout cela signifie pour votre quotidien au travail? Qu'il existe des moyens de mieux s'organiser, et donc d'être plus efficace lorsqu'il nous faut accomplir plusieurs choses à la fois. C'est ainsi que le psychiatre américain Edward Hallowell préconise dix recommandations pour gagner en décontraction et en performance au bureau. Ce sont, si l'on veut, les 10 commandements d'une bonne organisation de travail :
1. Débutez chaque semaine par une phase de planification. Notez sur un agenda les deadlines et rendez-vous importants, reportez les pense-bêtes des jours précédents.
2. Êtes-vous du matin ou de l'après-midi? Organisez votre journée en fonction de vos moments les plus productifs.
3. Fixez-vous des limites. Les limites de temps rendent plus supportables les activités désagréables, donc lancez-vous en vous imposant des contraintes horaires.
4. Débarrassez-vous de la liste 'Peut-être plus tard'. Décidez maintenant ce qui vaut vraiment la peine d'y consacrer temps et efforts. Et jetez aux oubliettes tout le reste.
5. Faites au moins une tâche déplaisante en matinée. Pourquoi? Parce que cela permet d'éviter de la remettre heure après jour, indéfiniment.
6. Équilibrez votre journée. En programmant des activités appréciables entre celles qui plaisent moins.
7. Séquencez les tâches complexes. Découpez les activités longues et fastidieuses en séquences de 30 minutes maximum.
8. Prévenez les interruptions. Éteignez votre cellulaire, fermez votre boîte de courriels,... Sans distractions, vous pouvez accomplir bien plus dans un délai plus court.
9. Évitez de surplanifier. Une fois qu'un plan est ébauché, lancez-vous. Il n'a pas besoin d'être parfait.
10. Récompensez-vous. Pour vos réalisations et vos réussites. Ou même, juste pour vos efforts!
Voilà. Vous êtes à présent en mesure de délester votre cerveau de tout le superflu, pour qu'il puisse fonctionner à la perfection sur ce qui le mérite vraiment. Testez ces 10 commandements, vérifiez par vous-même leur pertinence, et n'hésitez pas à m'en donner des nouvelles.
En passant, le prix Nobel de médecine François Jacob a dit dans Le Jeu des possibles : «L'esprit est un produit de l'organisation du cerveau, tout comme la vie est un produit de l'organisation des molécules».
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