Vingt-quatre heures. Nous savons tous qu’une journée fait vingt-quatre heures. Et nombre d’entre nous se plaignent régulièrement que ce n’est pas assez. Que cela ne leur permet pas d’accomplir tout ce qui devrait l’être. Si bien qu’ils ont la sensation de courir après la montre, jour après jour, heure après heure, minute après minute…
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Et pourtant, il y a moyen de ne plus se sentir au travail comme Atlas, ce dieu grec contraint de porter sur ses épaules la voûte céleste, l’éternité durant. Oui, de ne plus ressentir le Temps comme un fardeau écrasant, épuisant, insoutenable. Quel moyen ? Eh bien, plusieurs moyens, en vérité.
Je me suis en effet penché sur différents conseils prodigués ici et là, visant chacun à faire gagner du temps au travail. Des conseils venant d’entrepreneurs, ou encore de coachs, à l’image, entre autres, de Jean-Louis Muller, ex-directeur de la firme française de formation professionnelle Cegos. Des conseils éprouvés que je trouve lumineux, au point d’avoir envie de les compiler et de les partager avec vous aujourd’hui.
Voici, donc, comment vraiment gagner une heure par jour au travail, en glanant, çà et là, quelques précieuses poignées de minutes…
1. Visez le train de 16 h 39
Comme moi, vous avez sûrement des collègues qui habitent en banlieue, et qui sont donc intransigeants quant à leurs horaires de travail. Pourquoi ? Parce qu’il leur est absolument impossible de rater, par exemple, le train 183 qui part de la gare centrale de Montréal à 16 h 39 à destination de Saint-Jérôme : le suivant est le train 177, à 17 h 15, soit 36 minutes plus tard, 36 minutes interminables quand il faut attendre sur un quai de gare. Je souligne : ‘absolument impossible’.
Comment font-ils ? Comment s’y prennent-ils pour ne jamais le rater ? Le plus simplement du monde : il en font un impératif extérieur. Quelque chose qui est indépendant de leur volonté, et qu’ils ne peuvent en aucun cas feindre d’ignorer. Bref, ils n’ont pas le choix. C’est la priorité de leurs priorités.
Quelle leçon tirer de ces collègues banlieusards qui, par la force de l’habitude, ne semblent même plus stressés à l’idée qu’ils doivent être sur le quai 1 à 16 h 38, et surtout pas à 16 h 40 ? Celle-ci :
> Qui entend gagner du temps au travail se doit de viser le train de 16 h 39. C’est-à-dire qu’il lui faut se fixer des deadlines hyper stricts dans sa journée de travail, à tout le moins celui qui la termine. Oui, hyper stricts, en ce sens qu’il doit considérer comme une impossibilité absolue de déborder, de prendre un peu plus de temps pour terminer ce qu’il était en train de faire. Il doit s’imposer comme règle de tout arrêter à la seconde même où le deadline est atteint, et donc accepter de vivre – les premiers temps – avec des tâches accomplies partiellement, pour ne pas dire imparfaites. Car cela lui permettra, à force, de ne plus jamais traînasser au travail.
2. Imitez les lundis de Michel et Augustin
Les Français Michel de Rovira et Augustin Paluel-Marmont se présentent comme ‘les trublions du goût’. Ils ont fondé en 2004 la firme Michel et Augustin, spécialisée dans les yaourts à boire (La Vache à boire) et les biscuits. Le succès est phénoménal, si bien qu’Artemis, le holding de la famille Pinault, est monté en 2013 à 70% du capital, histoire d’aider la marque à conquérir la planète entière, en commençant par New York.
Ce qu’il faut savoir, c’est que les deux fondateurs ne font rien comme tout le monde. Par exemple, ne jurant que par la proximité à la clientèle, il suffisait jusqu’à peu à n’importe qui de sonner à l’entrée de l’usine pour avoir droit à une visite guidée par Michel ou Augustin en personne. Idem, ils veillent sans cesse à susciter le buzz sur les médias sociaux : l’un de leurs concours visait à mettre en compétition les consommateurs pour désigner la ville qui méritait le plus une visite de la mascotte de Michel et Augustin, une vache géante et rigolote.
Où est-ce que je veux en venir en vous parlant de ces deux originaux ? Eh bien, ils ont expliqué, un jour, dans une entrevue, que le lundi était pour eux «une journée sans rendez-vous». C’est-à-dire qu’aucun rendez-vous n’est inscrit à leur agenda, ce jour-là. Aucun. Le seul moment où ils rencontrent des gens, ce sont les employés, à l’occasion du ‘briefing du lundi’. Il s’agit d’une réunion rapide, où ils font tous ensemble le tour des sujets en suspens et où ils discutent des priorités des jours à venir. «Plutôt que de multiplier les réunions, ce qui fait perdre un temps fou, on préfère aborder les questions une seule fois», expliquait alors Augustin Paluel-Marmont.
Quel est l’intérêt de ne rencontrer personne en particulier le premier jour de la semaine ? Eh bien, il réside dans le fait que cela donne l’occasion de démarrer la semaine du bon pied. Soit :
– Trier. Il est important de faire le tri dans les tâches qu’on sait devoir accomplir durant la semaine. Cela peut se faire en rédigeant une liste maîtresse, qui présente tout ce qu’on doit faire, puis en dégageant de celle-ci nos vraies priorités, lesquelles correspondent à ‘une tâche importante et urgente directement liée à notre fonction’.
– Déléguer. Il est également crucial d’identifier, parmi nos priorités, celles que l’on pourrait confier à d’autres, dans la mesure du possible. Et ce, à plus forte raison si l’on a d’habitude du mal à déléguer. Pourquoi ? Parce qu’en réduisant le nombre de tâches qu’il vous faut accomplir, vous serez plus à même de vous accommoder des imprévus.
– Planifier. Enfin, il vous faut répartir harmonieusement dans votre horaire de travail de la semaine les tâches qu’il vous reste à accomplir. Harmonieusement, à savoir en tenant compte de vos différents niveaux d’énergie dans chaque journée : il va de soi que nous ne sommes pas aussi frais intellectuellement parlant à le vendredi à 14 h que le mardi à 9 h. D’où l’importance d’en tenir compte lors de la planification de votre semaine de travail.
> Qui entend gagner du temps au travail se doit d’imiter les lundis de Michel et Augustin. C’est-à-dire qu’il lui faut prendre le temps nécessaire pour planifier à merveille sa semaine de travail. Et ce, en s’arrangeant par exemple pour n’avoir aucun rendez-vous le lundi.
3. Dotez-vous d’un poussin furieux
Vous en conviendrez, il n’est pas possible de travailler sans faire de pauses. Même de micropauses. Des études ont, bien entendu, analysé ce phénomène, et il en ressort que notre cerveau se déconnecte de lui-même à peu près toutes les 20 minutes. Pour se recharger, l’espace de quelques minutes.
Ça saute aux yeux : rien ne sert de forcer notre cerveau à carburer à fond pendant 30, ou même 25 minutes, d’affilée. Puisque, de toute façon, il va nous lâcher à la 20e minute, voire un peu avant. Il convient par conséquent de planifier notre travail par blocs de temps, comme le préconise la technique Pomodoro. La quoi? La technique Pomodoro, concoctée à la fin des années 1980 par l'inventeur italien Francesco Cirillo, qui s'appuie sur l'idée que des pauses régulières favorisent l'agilité intellectuelle.
La technique Pomodoro – qui tire son nom des minuteurs en forme de tomate (tomates se dit pomodori en italien) – est composée de cinq étapes :
1. Choisir une tâche intellectuelle à accomplir.
2. Régler le minuteur sur 20 minutes.
3. Travailler sans relâche sur la tâche en question jusqu'à ce que le minuteur sonne, en prenant soin qu'aucune distraction ne puisse survenir (arrêter la sonnerie d'arrivée des courriels, etc.). Et noter ce qu'on a trouvé à ce moment-là.
4. Prendre une courte pause (4 minutes). Note importante : faire bien attention à ne rien faire durant cette pause-là (résister à la tentation de consulter ses courriels, de prendre ses messages téléphoniques, etc.); sans quoi, il ne s’agit plus d’une pause efficace. Au besoin, profitez-en pour aller prendre l’air quelques minutes.
5. Se remettre à travailler de la même manière, mais en prenant à chaque fois une pause de plus en plus longue (8, puis 12, puis 16 minutes). Jusqu'à ce qu'on achève la tâche entreprise. Ou bien, jusqu'à ce qu'on n'en puisse plus; et remettre alors le travail au lendemain ("la nuit porte conseil", comme l'on dit si bien…).
Je ne sais pas pour vous, mais chez moi, je n’ai pas de minuteur en forme de tomate. Il a la forme d’un œuf dont jaillit un poussin furieux quand le temps imparti est écoulé. Je dis ‘furieux’ parce qu’il piaille si fort qu’on a l’impression qu’il est en colère.
> Qui entend gagner du temps au travail se doit de se doter d’un 'poussin furieux'. C’est-à-dire un minuteur qui lui permettra de minuter avec précision le temps passé à accomplir une tâche, par blocs de 20 minutes maximum.
4. Coincez des bulles
Un collègue qui nous interrompt pour rien dans notre travail, un courriel ‘urgent’ de notre boss, un coup de fil de l’école pour se plaindre de la dernière blague du fiston… Au bureau, les distractions sont une véritable plaie : elles nous empêchent de nous concentrer sur la tâche entreprise, nécessitant parfois de longues minutes pour nous y remettre. Comment pallier ce sempiternel problème, réputé pour sa chronophagie ?
La réponse est évidente : en se coupant du monde extérieur. Oui, en osant se couper de tout et de tous (bien sûr, en avertissant qui de droit, afin d’éviter toute forme d’incompréhension). Concrètement, cela peut se faire comme suit :
– Fermer le cellulaire. Ni sonnerie ni vibration. Note importante : l’éloigner de la vue et ne pas le glisser dans sa poche ; car il suffit de le savoir à côté de soi pour qu’on y pense inconsciemment.
– Fermer la boîte de courriels. Il convient de s’astreindre à ne la consulter que deux, trois, ou maximum quatre fois dans la journée. À des horaires précis et réguliers. Et mieux, de s’obliger à ne les consulter que durant une durée limitée, 10 minutes à chaque fois, par exemple. Pourquoi ? Pour arrêter de passer plus de temps que nécessaire à traiter les dizaines, ou centaines, de courriels qu’on reçoit chaque jour.
– Coller un Post-It à son bureau. Sur celui-ci, un message très simple : «Ne pas déranger. Merci». Et si jamais quelqu’un outrepassait l’interdit, achever la tâche entreprise sans accorder la moindre attention à la personne en question. Le message sera ainsi on ne peut plus clair.
> Qui entend gagner du temps au travail se doit de ‘coincer des bulles’. C’est-à-dire qu’il lui faut, comme les artilleurs règlent avec un soin extrême les niveaux à bulle des pièces d’artillerie et patientent ensuite jusqu’au moment de faire feu, veiller à œuvrer sans distraction, puis savoir relâcher leur effort. Car cela lui permettra d’avoir une efficacité sans égal au travail.
5. Anticipez à la Carlsen
Malgré toute la meilleure volonté du monde, il nous arrive tout de même d’être en retard sur notre agenda. Pour mille et une raisons, bonnes comme mauvaises. Vous me direz que ‘c’est comme ça’, ‘c’est la vie’…
Eh bien non ! Il y a bel et bien moyen de ne jamais être en retard. J’ai bien dis ‘jamais’. Et ce moyen est si évident que personne ne le voit.
Vous voudriez le connaître, j’imagine. OK, le voici : le truc pour ne plus jamais être en retard, c’est d’anticiper. Oui, c’est d’avoir toujours un temps d’avance sur ce qui doit être fait. Prenons quelques exemples… Votre boss doit signer un document important pour le dossier dont vous avez la responsabilité ; faites-le lui signer d’avance, avec même deux ou trois jours d’avance. Ou encore, il vous faut vous rendre à un rendez-vous en banlieue, en prenant le train ; n’attendez pas le jour même pour prendre votre billet, au risque de devoir perdre un temps infini dans une file d’attente interminable, prenez-le deux ou trois jours d’avance, en milieu de matinée ou d’après-midi. C’est aussi simple que ça.
> Qui entend gagner du temps au travail se doit d’anticiper à la Carlsen. Il lui faut s’inspirer du champion du monde d’échecs Magnus Carlsen, qui, dans certains cas de figure, est capable d’anticiper jusqu’à 20 coups d’avance. Une performance qui fait rêver plus d’un joueur de club, mais surtout qui explique pourquoi lui tutoie le génie, et pas eux. Une performance inspirante pour toute personne souhaitant, au travail, avoir toujours un temps d’avance, plutôt qu’un temps de retard.
Voilà. Ces cinq trucs devraient vous permettre dorénavant de gagner plusieurs dizaines de minute par jour, et à terme, près d’une heure. Oui, une heure ! C’est garanti.
En passant, l’écrivain français Daniel Pennac a dit dans Comme un roman : «Le temps de lire, comme le temps d’aimer, dilate le temps de vivre».
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