Au travail, il arrive toujours un moment où il nous faut présenter aux autres notre idée, notre projet ou notre rapport. Et rien qu'à l'idée, même les plus expérimentés en ont des sueurs froides. Normal, puisque la situation est stressante.
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D'où l'intérêt de recourir à des trucs éprouvés pour s'en sortir avec brio. Des trucs simples, à la portée de tout le monde. Je pense que tout le monde sera d'accord avec moi. Voilà pourquoi j'ai envie, aujourd'hui, de partager avec vous quelques recommandations à cet égard faites par le coach américain Chet Holmes dans son livre La Prodigieuse machine à vendre - 12 clés pour augmenter la performance de vos équipes et de votre entreprise (Éd. Transcontinental, 2014). Des recommandations qui, je l'espère, vous seront précieuses...
Pour commencer, M. Holmes conseille vivement d'appuyer sa présentation par du visuel. Pourquoi? Parce qu'une étude a montré que les êtres humains que nous sommes retiennent 20% de ce qu'ils entendent, 30% de ce qu'ils voient, et surtout, 50% de ce qu'ils voient et entendent en même temps. «C'est pourquoi l'utilisation de supports visuels triple l'impact de votre communication orale», souligne-t-il.
Idem, il faut savoir que pas moins de 85% des informations enregistrées par le cerveau passent par les yeux. «Lorsque l'oeil n'est pas stimulé, c'est comme si vous débranchiez votre cerveau», dit-il. Et d'ajouter : «Le cerveau peut enregistrer de 400 à 500 mots par minute, mais les gens parlent en général à un rythme de 125 par minute. Il y a donc place dans le cerveau de l'auditeur pour davantage d'informations, comme celles apportées par du visuel. Car face à une présentation au contenu visuel riche, les yeux sont constamment occupés. En conséquence, le cerveau demeure actif et prêt à enregistrer toutes les informations que vous lui donnez».
Ensuite, voici l'essentiel de ce qu'il préconise :
> Restez simple
«Votre présentation doit être simple à suivre et à comprendre. Ne la surchargez pas trop de texte ou d'éléments graphiques. Chaque diapositive devrait compter seulement une idée majeure et trois ou quatre points pour la développer.»
> Donnez du rythme
«Les auditeurs vont s'ennuyer si vous passez trop de temps sur chaque diapositive. L'idéal est de passer deux ou trois diapositives par minute. Il faut surtout éviter de rester sur une diapositive pendant dix minutes. Faites donc une présentation qui a du rythme, avec un nouveau point, illustré visuellement, toutes les 15 ou 20 secondes.
«Si votre diapositive comporte plusieurs points, faites-les apparaitre l'un après l'autre, sans quoi l'auditoire va continuer à lire toute la diapositive pendant que vous parlez. S'ils sont bien réalisés, les supports visuels vous permettent de mieux contrôler la communication : s'ils s'enchaînent à un rythme soutenu, les gens n'auront pas le temps de penser à autre chose.»
> Étonnez votre auditoire
«Il faut que les gens s'exclament : «Incroyable! J'ignorais ça!» Pas d'emblée, car il importe de divulguer des données factuelles en début de présentation, histoire d'asseoir sa crédibilité. Mais peu après, à l'aide de données percutantes, qui ont un impact qui dépasse la crédibilité. Elles doivent viser à fournir quelque chose de consistant à retenir. Lorsqu'ils rentreront chez eux, après votre présentation, les gens doivent avoir quelque chose à raconter à leur conjoint; et le lendemain, à leurs collègues et leur boss : ce sera immanquablement vos données percutantes. L'avantage est double : cela donne de la valeur à votre présentation; et cela transforme les auditeurs en mini-ambassadeurs.»
> Racontez une histoire
«Les gens se souviennent encore mieux d'une présentation si une histoire bien racontée y est associée (26% de plus par rapport à une présentation qui n'est pas accompagnée d'une histoire). C'est que les gens adorent les histoires. Avec un début, un milieu et une fin. (...)
«C'est l'histoire que vous raconterez qui fera toujours la différence. Ne l'oubliez jamais. Alors posez-vous systématiquement la question suivante, au moment de préparer votre présentation : 'Quelle histoire pourrait illustrer le mieux l'importance de l'idée, du projet ou du rapport que je veux partager avec les autres?'»
> Suscitez la curiosité
«Tenez vos auditeurs en haleine. Donnez-leur d'abord le fait, puis l'explication du fait. Annoncez régulièrement et succinctement les points que vous aborderez plus tard dans votre présentation. Faites des allusions à ce qui suivra, ce qui leur permettra d'anticiper les informations que vous leur donnerez par la suite.
«Par exemple, tout en donnant les informations sur l'augmentation du nombre d'avocats aux États-Unis, vous pouvez dire : 'Cela signifie que la concurrence a augmenté, mais ce n'est pas le plus grave, comme vous le découvrirez au prochain point que je vais aborder'. Cela crée un suspens qui donne aux auditeurs l'envie de voir la prochaine diapositive. »
> Faites des titres percutants
«Chaque titre de votre présentation doit être le plus efficace possible. Il doit intriguer et donner envie de voir la diapositive que vous vous apprêtez à dévoiler. Comment y parvenir? En trouvant une formule qui résume les faits saillants de l'idée majeure de la diapositive en question.
«J'ai remarqué que nombreux sont ceux qui utilisent le même titre (ex.: 'Informations sur le marché') sur plusieurs diapositives d'affilée. Mieux vaut utiliser ce titre pour la première diapositive, par exemple, puis en changer sur les suivantes. Ex.: la deuxième diapositive, qui traite de la croissance du secteur d'activités, peut être intitulée 'Chute du taux de croissance', ou 'Les dommages d'un faible taux de croissance'. Faites travailler votre imagination, de sorte que chaque titre, chaque phrase choc, vous rapporte le plus possible.»
> Soyez confiant, mais pas arrogant
«Créez des liens avec votre public, même s'il n'y a qu'une personne en face de vous. Si vos auditeurs sont nombreux, un bon moyen de nouer des liens est de vous étirer tous ensemble. Demandez-leur de se lever, de lever les mains en l'air, d'étirer le côté droit de leur corps. Comme vous faites face à eux, étirez le côté gauche de votre corps. Le fait de se pencher du même côté crée un lien inconscient antre eux et vous.
«Un autre moyen est de les faire parler de leurs problèmes ou des difficultés qu'ils rencontrent dans leur entreprise. Le malheur adore la compagnie : partager ses problèmes avec d'autres crée immédiatement un lien...»
> Centrez-vous sur eux, pas sur vous
«La plupart des gens vivent entourés de miroirs dans lesquels ils se contemplent. Ils y voient leurs sentiments, leurs besoins. Ils sont obsédés par l'image que les autres ont d'eux et par les moyens d'obtenir ce qu'ils veulent. D'ailleurs, j'adore la réplique de cet acteur : 'Bon, j'ai assez parlé de moi. Dites-moi plutôt ce que vous pensez de moi». Le sujet de conversation préféré de l'être humain est... sa propre personne. Toujours.
«En transformant les miroirs en fenêtres, on devient un meilleur présentateur, pour ne pas dire leader. La personne la plus mûre, dans une relation, est celle qui écoute le plus. Toujours. Elle pense aux besoins de l'autre et à la façon de les combler. En étant concentré sur vos auditeurs, sur leurs besoins et la façon dont vous pouvez leur apporter de l'aide, vous passerez pour un champion.
«Aussi souvent que possible, au début de mes séances de formation, je cherche à identifier les difficultés rencontrées par mon public. J'en fais parler quelques-uns des problèmes qui les préoccupent vraiment, puis j'enchaîne avec quelque chose de ce genre : 'Nombre de mes clients sont confrontés, eux aussi, à ce type de difficultés. C'est la raison pour laquelle j'ai effectué des recherches sur votre secteur d'activités. Les résultats sont édifiants. Les voici'. J'ouvre alors mon ordinateur portable, et je commence ma présentation.»
Voilà. Vous disposez à présent de huit trucs ultrasimples pour briller lors de votre prochaine présentation. Huit trucs, je le souligne, qui sont véritablement éprouvés. Et donc, efficaces.
Alors, à vous de jouer, maintenant!
En passant, l'écrivain français Raymond Queneau aimait à dire : «Parler, c'est marcher devant soi».
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